Dokumenty

Polityka prywatności serwisu Cyfrowa Pracownia

Wersja 1.0, obowiązuje od 17 października 2026. Dokument dotyczy serwisu cyfrowapracownia.pl.

1. § 1. Informacje ogólne

   1. Polityka prywatności opisuje, jak Quality Island Sp. z o.o. przetwarza dane osobowe osób korzystających z serwisu cyfrowapracownia.pl (dalej: Serwis), osób kontaktujących się w sprawie licencji, wdrożenia i szkoleń oraz uczestników szkoleń dla nauczycieli, a także jakie pliki cookies i podobne technologie stosuje Serwis.

   2. Polityka realizuje obowiązek informacyjny z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO (otwiera się w nowej karcie)) oraz obowiązki w zakresie plików cookies i pamięci przeglądarki wynikające z art. 399 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej (otwiera się w nowej karcie).

   3. Zasady korzystania z Serwisu opisuje Regulamin serwisu.

2. § 2. Administrator danych i kontakt

   1. Administratorem danych osobowych jest Quality Island Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Grzybowska 87, 00-844 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000972652 przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP 5273002880, REGON 522066058, kapitał zakładowy 5000 zł (dalej: Administrator).

   2. Kontakt we wszystkich sprawach danych osobowych: adres e-mail kontakt@qualityisland.pl, telefon +48 531 119 616, adres korespondencyjny jak w ust. 1. Adres szkolenia@qualityisland.pl służy sprawom handlowym; wnioski dotyczące danych osobowych kierowane na ten adres są przekazywane na adres wskazany w zdaniu pierwszym.

   3. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, ponieważ nie zachodzi żaden z przypadków z art. 37 ust. 1 RODO: Administrator nie jest organem ani podmiotem publicznym, jego główna działalność nie polega na operacjach wymagających regularnego i systematycznego monitorowania osób na dużą skalę ani na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych.

   4. Partnerem merytorycznym i podwykonawcą Administratora jest Tech Hero Academy Sp. z o.o., KRS 0001202699, odrębna spółka. Jej trenerzy prowadzą zajęcia w szkołach i szkolenia, a spółka przygotowuje moduły pedagogiczne. Tech Hero Academy nie jest administratorem danych z Serwisu ani współadministratorem. Jej udział w przetwarzaniu danych opisuje § 6 ust. 3.

3. § 3. Jakie dane przetwarzamy, w jakim celu i na jakiej podstawie

   1. Formularz zgłoszenia szkoły. Dane: nazwa szkoły, imię i nazwisko osoby zgłaszającej, adres e-mail, telefon, liczba uczniów, treść wiadomości, a przy zgłoszeniu wdrożenia laboratorium także etap, na którym jest szkoła. Dane są zapisywane w bazie Serwisu. Cel: odpowiedź na zgłoszenie, uruchomienie okresu próbnego i przedstawienie oferty. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy na żądanie szkoły) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na kontakcie z przedstawicielem szkoły).

   2. Zawarcie i wykonanie umowy licencji, wdrożenia albo szkolenia. Dane: imię, nazwisko, stanowisko i dane kontaktowe przedstawicieli szkoły. Cel: zawarcie i wykonanie umowy. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO wobec osób będących stroną umowy oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO wobec przedstawicieli szkoły.

   3. Faktury i dokumenty księgowe. Cel: wystawienie faktury i przechowywanie dokumentacji. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości (otwiera się w nowej karcie) i art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług (otwiera się w nowej karcie).

   4. Konta w Serwisie i dane uczniów. Dane: imię, nazwisko służbowe i adres e-mail nauczycieli i dyrektora, imię albo pseudonim ucznia, klasa, wyniki quizów oraz wpisy nauczycieli o przeprowadzonych lekcjach i użytym sprzęcie. Tych danych Administrator nie przetwarza we własnym celu; zasady opisuje § 4.

   5. Szkolenia dla nauczycieli. Dane: imię, nazwisko, nazwa szkoły, potwierdzenie obecności oraz dane potrzebne do wystawienia zaświadczenia. Uczestników zgłasza szkoła. Cel: organizacja szkolenia, potwierdzenie obecności i wystawienie zaświadczeń o ukończeniu szkolenia. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (wykonanie umowy ze szkołą na rzecz uczestników i udokumentowanie szkolenia) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie dokumentacji wymaganej przepisami.

   6. Lekcje otwarte. Przeglądanie lekcji otwartych, pobieranie materiałów i rozwiązywanie quizu w lekcji otwartej nie wymaga podania żadnych danych.

   7. Serwis nie zbiera nazwisk uczniów, numeru PESEL, adresów ani wizerunku. W formularzach prosimy nie podawać danych dzieci ani danych szczególnych kategorii (art. 9 ust. 1 RODO). Takie dane, jeśli zostaną przesłane, Administrator usuwa.

4. § 4. Dane w kontach szkoły: Administrator jako podmiot przetwarzający

   1. Administratorem danych uczniów oraz danych w kontach nauczycieli i dyrektora, o których mowa w § 3 ust. 4, jest szkoła. Quality Island przetwarza je wyłącznie w imieniu szkoły jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia zawieranej przy uruchomieniu dostępu (art. 28 RODO).

   2. Dane te nie służą do trenowania modeli sztucznej inteligencji ani do celów marketingowych. Raport dla dyrektora nie zawiera danych imiennych.

   3. Na żądanie szkoły dane zostaną wyeksportowane albo usunięte w ciągu 30 dni. Po zakończeniu licencji dane są usuwane automatycznie po 12 miesiącach, chyba że szkoła odnowi dostęp.

   4. Uczeń, rodzic albo nauczyciel kieruje żądania dotyczące tych danych do szkoły jako administratora. Jeśli żądanie trafi do Quality Island, przekazujemy je szkole i informujemy o tym osobę, która je złożyła.

5. § 5. Jak długo przechowujemy dane

   1. Zgłoszenia, które nie zakończyły się zawarciem umowy: 12 miesięcy od ostatniego kontaktu w sprawie zgłoszenia. Po tym czasie dane są usuwane z bazy Serwisu, chyba że osoba zgłaszająca poprosi o dalszy kontakt.

   2. Dane związane z zawartą umową: przez czas wykonywania umowy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń (co do zasady 3 lata dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, liczone zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego (otwiera się w nowej karcie) do końca roku kalendarzowego) oraz przez 5 lat od końca roku, w którym wystawiono fakturę, w zakresie danych z dokumentów księgowych.

   3. Dane w kontach szkoły: zgodnie z § 4 ust. 3 i umową powierzenia.

   4. Rejestr wydanych zaświadczeń ze szkoleń dla nauczycieli (imię, nazwisko, nazwa szkolenia, data ukończenia, numer zaświadczenia): 5 lat od wydania, aby móc potwierdzić autentyczność zaświadczenia na wniosek szkoły, uczestnika lub organu kontroli.

   5. Dane z Google Analytics 4: okres przechowywania danych zdarzeń ustawiony przez Administratora w usłudze wynosi 14 miesięcy. Okresy przechowywania wpisów w przeglądarce opisuje § 9.

   6. Logi serwera: 30 dni, po czym są nadpisywane lub usuwane.

   7. Korespondencja niezwiązana z umową: 12 miesięcy od zakończenia wątku, chyba że zawiera informacje istotne dla obrony roszczeń.

6. § 6. Odbiorcy danych

   1. Dostęp do danych mają wyłącznie upoważnieni pracownicy i współpracownicy Administratora w zakresie potrzebnym do wykonywania obowiązków.

   2. Administrator korzysta z podmiotów przetwarzających, które działają na podstawie umów powierzenia zgodnych z art. 28 RODO: a) dostawca hostingu Serwisu i bazy danych: Hostinger International Limited (serwer wirtualny VPS), serwer w Unii Europejskiej; b) dostawca poczty elektronicznej dla domeny qualityisland.pl: Hostinger International Limited, serwery poczty w Europejskim Obszarze Gospodarczym; c) dostawca systemu fakturowania Fakturownia sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie oraz biuro rachunkowe Administratora.

   3. Tech Hero Academy Sp. z o.o. otrzymuje dane wyłącznie wtedy, gdy jej trener prowadzi zajęcia w szkole albo szkolenie dla nauczycieli, albo gdy jest to niezbędne do rozpatrzenia reklamacji merytorycznej. Działa wtedy jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy z Administratorem, a w zakresie danych powierzonych przez szkołę jako dalszy podmiot przetwarzający, na warunkach umowy powierzenia ze szkołą.

   4. Odbiorcami danych mogą być także podmioty będące odrębnymi administratorami: bank prowadzący rachunek Administratora, kancelaria prawna w razie sporu oraz organy publiczne uprawnione na podstawie przepisów prawa.

   5. Po wyrażeniu zgody na statystykę odwiedzin odbiorcą danych jest Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia, jako dostawca usługi Google Analytics 4. Google przetwarza dane jako podmiot przetwarzający na warunkach Google Ads Data Processing Terms (umowa powierzenia z art. 28 ust. 3 RODO), a w zakresie własnych celów jako odrębny administrator, zgodnie z polityką prywatności Google.

7. § 7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

   1. Administrator przechowuje i przetwarza dane na serwerach w Europejskim Obszarze Gospodarczym i nie przekazuje ich do państw trzecich, z wyjątkiem opisanym w ust. 2.

   2. W związku z korzystaniem z Google Analytics 4, wyłącznie po wyrażeniu zgody, dane mogą być przekazywane do Google LLC w Stanach Zjednoczonych. Podstawą przekazania jest decyzja wykonawcza Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. (otwiera się w nowej karcie) stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony w ramach Ram ochrony danych UE-USA (EU-U.S. Data Privacy Framework), w których uczestniczy Google LLC, a uzupełniająco standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską (otwiera się w nowej karcie). Serwis nie ładuje skryptów reklamowych, a sygnały reklamowe trybu zgody Google pozostają w stanie odmowy przez cały czas korzystania z Serwisu.

   3. Kopię zabezpieczeń stosowanych przy przekazaniu można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

8. § 8. Prawa osób, których dane dotyczą

   1. Każdej osobie, której dane przetwarza Administrator, przysługuje prawo: a) dostępu do danych i uzyskania ich kopii (art. 15 ust. 1 i 3 RODO); b) sprostowania danych (art. 16 RODO); c) usunięcia danych, jeśli nie ma podstawy do ich dalszego przetwarzania (art. 17 ust. 1 RODO); d) ograniczenia przetwarzania (art. 18 ust. 1 RODO); e) przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody w sposób zautomatyzowany (art. 20 ust. 1 RODO); f) sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby (art. 21 ust. 1 RODO); g) wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO); h) wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (otwiera się w nowej karcie), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (art. 77 ust. 1 RODO).

   2. Żądania można kierować na adres kontakt@qualityisland.pl albo pisemnie na adres siedziby Administratora. Administrator odpowiada bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania; w sprawach skomplikowanych termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Administrator informuje.

   3. Żądania dotyczące danych w kontach szkoły opisuje § 4 ust. 4.

   4. Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, ale bez danych oznaczonych jako wymagane nie można wysłać zgłoszenia. Podanie danych do umowy jest warunkiem jej zawarcia. Podanie danych uczestników szkolenia jest warunkiem wydania zaświadczeń.

   5. Administrator nie podejmuje decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na osoby, których dane dotyczą. Automatyczne sprawdzanie quizów polega na porównaniu odpowiedzi z kluczem.

9. § 9. Pliki cookies i pamięć przeglądarki

   1. Mechanizm zgody. Przy pierwszej wizycie Serwis wyświetla baner, w którym zgodę można wyrazić, odmówić jej albo przejść do ustawień, a odmowa jest równie łatwa jak udzielenie zgody. Żaden skrypt analityczny nie jest ładowany przed wyrażeniem zgody. W ustawieniach każdą kategorię można włączyć i wyłączyć osobno, z opisem celu, podstawy prawnej, skutku odmowy i wykazem wpisów.

   2. Kategoria niezbędna, zawsze włączona: a) plik cookie cp_zgody: zapis Państwa wyboru, czyli wersja konfiguracji zgód, data i godzina, decyzja dla każdej kategorii, losowy identyfikator zgody i sposób jej wyrażenia; plik cookie własny oraz kopia w pamięci lokalnej przeglądarki, czas przechowywania 12 miesięcy od zapisu; b) plik sesji logowania: utrzymanie zalogowania w panelu nauczyciela, dyrektora albo ucznia; plik cookie własny, HttpOnly, przechowywany do wylogowania albo zamknięcia sesji.

   3. Kategoria analityczna, wyłączona domyślnie, zapisywana wyłącznie po wyrażeniu zgody: a) _ga: odróżnienie kolejnych odwiedzin tej samej przeglądarki, 2 lata; b) _ga_ZYKEMFNX9B: utrzymanie stanu sesji, czyli początku i końca wizyty, 2 lata. Oba pliki ustawia skrypt Google Analytics 4 (usługa G-ZYKEMFNX9B) w domenie Serwisu. Dostawcą jest Google Ireland Limited; przekazywanie danych opisują § 6 ust. 5 i § 7 ust. 2. Bez tej zgody Serwis działa tak samo, nie ładuje żadnego skryptu Google, nie wysyła do Google żadnego żądania i nie zapisuje plików cookie _ga.

   4. Podstawy prawne. Kategoria niezbędna korzysta z wyjątku z art. 399 ust. 3 pkt 2 Prawa komunikacji elektronicznej dla informacji koniecznej do dostarczenia usługi wyraźnie żądanej przez użytkownika, a po stronie danych osobowych z art. 6 ust. 1 lit. c w związku z art. 7 ust. 1 RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. b RODO dla logowania. Kategoria analityczna wymaga zgody z art. 399 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej, a przetwarzanie danych po jej wyrażeniu opiera się na art. 6 ust. 1 lit. a i art. 7 RODO.

   5. Sygnały prywatności przeglądarki. Jeżeli przeglądarka wysyła sygnał Global Privacy Control albo Do Not Track, Serwis traktuje to jak brak zgody: baner się nie pokazuje, a statystyka odwiedzin pozostaje wyłączona. Mogą Państwo mimo to włączyć ją świadomie w ustawieniach.

   6. Zmiana i wycofanie zgody. Wybór można zmienić w każdej chwili przyciskiem „Ustawienia plików cookie” w stopce każdej strony albo tutaj: Ustawienia plików cookie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania (art. 7 ust. 3 RODO). Zmiana kategorii albo wpisów, czyli podniesienie wersji konfiguracji zgód, unieważnia zapisaną decyzję i baner pojawia się ponownie.

   7. Ustawienia przeglądarki. Każda przeglądarka pozwala zablokować lub usunąć pliki cookies i pamięć lokalną. Zablokowanie kategorii niezbędnej spowoduje, że nie zadziała logowanie, a okno zgód pojawi się przy każdej wizycie.

10. § 10. Bezpieczeństwo danych

    1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności: szyfrowane połączenie HTTPS w całym Serwisie, ograniczenie dostępu do bazy danych do upoważnionych osób, uwierzytelnianie do serwera i skrzynek pocztowych, indywidualne dane dostępowe do kont, regularne kopie zapasowe, aktualizacje oprogramowania serwera oraz walidację danych z formularzy.

    2. Dane ze zgłoszeń są zapisywane w bazie danych na serwerze Serwisu i nie są przesyłane do zewnętrznych systemów CRM ani do arkuszy w usługach chmurowych. Przekazywanie zgłoszeń do systemu zewnętrznego wymaga wcześniejszej zmiany niniejszej Polityki przez wskazanie odbiorcy danych.

    3. W razie naruszenia ochrony danych osobowych Administrator ocenia ryzyko i, gdy wymaga tego art. 33 ust. 1 i art. 34 ust. 1 RODO, zgłasza naruszenie Prezesowi UODO w terminie 72 godzin oraz zawiadamia osoby, których dane dotyczą. Przy danych powierzonych przez szkołę Administrator powiadamia szkołę zgodnie z umową powierzenia.

11. § 11. Zmiany Polityki prywatności

    1. Administrator może zmieniać Politykę prywatności w razie zmiany przepisów, zakresu przetwarzania albo dostawców, a także w celu doprecyzowania treści. Nowa wersja jest publikowana w Serwisie z oznaczeniem numeru wersji i daty. O zmianach istotnych dla szkół z aktywnym dostępem Administrator informuje wiadomością e-mail.

    2. Polityka w wersji 1.0 obowiązuje od dnia 17 października 2026 r.